Jeżeli realizowana przez Was aktywność wiąże się z wyjazdem, należy dopełnić jeszcze kilku zobowiązań - 14 dni przed planowanym wyjazdem należy dostarczyć do Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej dwa dokumenty wypełnione przez każdego uczestnika wyjazdu:

• skierowanie na wyjazd,
• oświadczenie o miejscu zamieszkania do celów podatkowych - dotyczy konferencji, szkoleń.

Powyższe dokumenty znajdziesz na stronie w zakładce Finansowanie -> Dokumenty i wzory wniosków.

Uwaga, jeśli wybierasz się za granicę koniecznie skonsultuj z Działem Wsparcia Aktywności Studenckiej niezbędne formalności.

Rozliczanie biletów PKP, PKS, MPK jest możliwe na podstawie blankietu biletowego według poniższej procedury:

• należy wypełnić i dostarczyć prawidłowo przygotowaną Listę do wypłat w terminie do 14 dni po zakończeniu podróży (formularz do pobrania zakładce Finansowanie -> Dokumenty i wzory wniosków).
• w tytule Listy do wypłat umieścić:
  • nazwę uczelnianej organizacji studenckiej,
  • czego dotyczył wyjazd,
  • w jakich dniach się odbył i w jakiej miejscowości,
  • informację o dofinansowaniu (np. numer wniosku, osoba przyznająca środki).

W kolumnach wpisuje się kolejno:

• imię i nazwisko osoby wyjeżdzającej (każdy bilet powinien być wpisany w osobnym wierszu),
• relację pociągu/autobusu (skąd - dokąd),
• koszt przejazdu, podsumowanie całości podróży jednej osoby w rubryce RAZEM,
• numer konta bankowego osoby, której mają być zwrócone koszty przejazdu (numer konta bankowego na liście do wypłat musi być zgodny z numerem konta podanym w zgłoszeniu danych osobowych).

Do listy do wypłat należy dołączyć:

• bilety, jeśli zostały zakupione w kasie, potwierdzenie przelewu lub płatności kartą jeśli zakup nie był dokonany gotówkowo,
• potwierdzenie zakupu biletu przez Internet musi być tożsame z nr konta kupującego,
• w przypadku osób, na których konto będą dokonywane zwroty, należy wypełnić i dołączyć zgłoszenie danych osobowych (o ile nie zrobiono tego wcześniej),
• każdorazowo oświadczenie o zaniechaniu poboru podatku dochodowego,
• istnieje możliwość zakupienia biletów przez jedną osobę. Wówczas pozostali uczestnicy wyjazdu muszą dołączyć stosowne oświadczenia stwierdzające ten fakt, z prośbą o zwrot kosztów przejazdu na konto osoby, która założyła środki prywatne. Jednocześnie kupujący bilety oświadcza, że takie koszty pokrył. Oświadczenie powinno zawierać nagłówek osobowy (imię, nazwisko, adres), miejscowość, datę, treść i własnoręczny podpis.

Niektóre przypadki szczególne wymagają dodatkowych załączników oraz informacji. Jeśli masz wątpliwości jakie dokumenty dołączyć, każdorazowo dopytaj o to w Dziale Wsparcia Aktywności Studenckiej!

Wszystkie przedpłaty (dyspozycje przelewów krajowych i zagranicznych) rozliczamy po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi na podstawie otrzymanej faktury. Należy mieć na uwadze, by na fakturze widniał zapis, że fakturę już opłacono, lub że wpłacono zaliczkę w danej wysokości i ile pozostało do zapłaty. Opisaną fakturę należy dostarczyć do Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej.

Jeżeli zakupiono urządzenia, narzędzia itp. o wartości powyżej 500 zł brutto należy wpisać je do ewidencji środków trwałych. Ewidencję prowadzi z ramienia Działu Studenckiego, Pan Roman Dębski (roman.debski@pwr.edu.pl), którego znaleźć można w budynku H-14, pok. 1.10.

Pozostałe przedmioty wielokrotnego użytku o wartości poniżej 500 zł brutto, które będą służyły dłużej niż rok (głośniki, roll-up, itp.), należy wpisywać do książki ewidencji wewnętrznej uczelnianej organizacji studenckiej.

Przy rozliczaniu usługi noclegowej należy dołączyć listę osób.

Przy rozliczaniu usługi transportowej – należy dołączyć licencję lub certyfikat przewoźnika oraz listę osób.

Rozliczając nagrody należy przedstawić protokół konkursowy, potwierdzenie przekazania nagród dla zwycięzców (wzory dostępne na stronie w zakładce Finansowanie -> Dokumenty i wzory wniosków), a także regulamin konkursu.

Faktury z UE za materiały – list przewozowy, kod CN (Combined Nomenclature, CN, Scalona Nomenklatura Towarowa Handlu Zagranicznego – podstawowy element Wspólnej Taryfy Celne umożliwiający sklasyfikowanie towarów w obrocie międzynarodowym, tworząc system umożliwiający dokonanie identyfikacji towarów) każdej pozycji, data dostarczenia, kraj pochodzenia towaru, kraj wysyłki, waga poszczególnych towarów.

Faktury za materiały spoza UE – na poziomie planowania wydatków we wnioskach lub przy dofinansowaniu należy szacunkowo określić dodatkowe koszty odprawy celnej. Do faktury dołączamy dokument PZC (dokument odprawy celnej) oraz faktury za opłaty celno-skarbowe.

Uwaga! Rozliczanie faktur zagranicznych zależy od wielu czynników, dlatego zamiar złożenia takiego zamówienia należy każdorazowo zgłosić w Dziale Studenckim, najlepiej przed zamiarem pozyskania dofinansowania (aby ustalić czy pozyskane środki są wystarczające do pokrycia wszystkich kosztów związanych z realizacją zamówienia zagranicznego – np. ceł, opłat dodatkowych, podatków itp.).